Polityka prywatności

Dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza Smart Skill, w jakich celach i na jakich podstawach oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

§ 1. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych osobowych użytkowników strony smartskill.pl, Klientów Smart Skill, Uczestników usług szkoleniowych, edukacyjnych, doradczych i rozwojowych, osób reprezentujących Klientów biznesowych oraz osób kontaktujących się ze Smart Skill.

Dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą o ochronie danych osobowych oraz – w odpowiednim zakresie – ustawą Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Sonia Jargut-Lizoń, prowadząca działalność pod marką Smart Skill, ul. Ludwika Małeckiego 1 lok. 11, 33-300 Nowy Sącz, NIP: 7343587847, REGON: 387346276.

W sprawach dotyczących danych osobowych oraz wykonywania praw można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@smartskill.pl lub pisemnie na adres Administratora.

§ 3. Źródła i kategorie danych

Dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo – w przypadku Uczestników i osób kontaktowych – od Klienta, pracodawcy, operatora programu dofinansowania lub podmiotu zgłaszającego daną osobę do udziału w Usłudze.

W zależności od celu możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu;
• dane zawodowe i firmowe, w szczególności stanowisko lub funkcję, nazwę firmy, NIP, adres działalności oraz dane osób reprezentujących lub wyznaczonych do kontaktu;
• dane potrzebne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, wystawienia faktury oraz rozliczenia płatności;
• dane dotyczące zgłoszenia, uczestnictwa, frekwencji, wykonania zadań, walidacji, egzaminu oraz wydania certyfikatu lub zaświadczenia;
• dane wymagane przez dokumentację właściwego programu dofinansowania;
• treść korespondencji, reklamacji i innych kontaktów ze Smart Skill;
• dane techniczne niezbędne do działania i zabezpieczenia strony, w szczególności adres IP, data i czas żądania, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz zapisy dzienników serwera.

Smart Skill nie pozyskuje szczególnych kategorii danych, w tym danych o zdrowiu, chyba że ich przetwarzanie jest rzeczywiście niezbędne w konkretnym programie dofinansowania i istnieje odpowiednia podstawa prawna zgodna z art. 9 RODO. Takie dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie wymaganym dla danego celu.

§ 4. Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzamy w następujących celach:

• obsługa zapytań, przygotowanie oferty i podjęcie działań przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy działania podejmowane są na żądanie osoby, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy kontakt dotyczy reprezentowanej firmy lub innego podmiotu;
• zawarcie i wykonanie umowy z Klientem, organizacja Usługi, kontakt organizacyjny, dokumentowanie udziału i wydanie dokumentów potwierdzających udział lub ukończenie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec Klienta będącego stroną umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec Uczestników, przedstawicieli i osób kontaktowych; uzasadnionym interesem jest prawidłowa realizacja współpracy i dokumentowanie Usługi;
• realizacja i rozliczenie Usług dofinansowanych – zależnie od wymogów danego programu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO;
• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wykonywanie obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie należności oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest ochrona praw Administratora i Klientów;
• zapewnienie prawidłowego działania, bezpieczeństwa i ochrony strony oraz systemów informatycznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prowadzenie profili Smart Skill w mediach społecznościowych, odpowiadanie na wiadomości i komentarze oraz informowanie o działalności Smart Skill – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest komunikacja i promocja własnych usług;
• realizacja innych celów opartych na zgodzie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli zgoda została wyraźnie pozyskana.

Wycofanie zgody jest możliwe w dowolnym momencie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 5. Usługi dofinansowane

Przy Usługach finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych zakres danych i obowiązki dokumentacyjne zależą od konkretnego programu, w szczególności BUR, KFS, programów PARP, funduszy europejskich lub programów regionalnych.

Dane mogą obejmować informacje identyfikacyjne, zawodowe i firmowe, informacje o zatrudnieniu, uczestnictwie, frekwencji, wynikach walidacji oraz dokumentację niezbędną do realizacji, kontroli, archiwizacji i rozliczenia projektu. Dane przetwarzamy i przekazujemy wyłącznie w zakresie wymaganym przez dokumentację programu lub przepisy.

W zależności od zasad programu operator, instytucja finansująca lub inna instytucja zaangażowana w projekt może działać jako odrębny administrator danych. Informacje o takim przetwarzaniu mogą być przekazywane również w dokumentacji konkretnego programu.

§ 6. Dane otrzymane od Klienta lub innego podmiotu

Jeżeli dane Uczestnika, przedstawiciela albo osoby kontaktowej otrzymaliśmy od Klienta, pracodawcy, operatora programu lub podmiotu zgłaszającego, źródłem danych jest ten podmiot. Otrzymane dane obejmują zwykle dane identyfikacyjne, kontaktowe, zawodowe oraz informacje niezbędne do organizacji i udokumentowania udziału w Usłudze.

Informacje wymagane przez art. 14 RODO przekazujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie z daną osobą albo w innym terminie przewidzianym przez RODO, chyba że osoba posiada już te informacje lub zachodzi inny ustawowy wyjątek.

§ 7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako niezbędne są konieczne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy, udziału w Usłudze albo realizacji wymogów programu dofinansowania. Niepodanie tych danych może uniemożliwić wykonanie wskazanych działań.

W przypadku danych wymaganych przepisami prawa ich podanie jest obowiązkowe w zakresie wynikającym z tych przepisów.

§ 8. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, obsługi informatycznej i zabezpieczeń;
• dostawcom formularzy, systemów wykorzystywanych do organizacji Usług oraz platform do spotkań i szkoleń online;
• biuru księgowemu, bankom lub operatorom płatności, jeżeli uczestniczą w rozliczeniu;
• trenerom, ekspertom i podwykonawcom realizującym Usługi;
• kancelariom prawnym, doradcom oraz podmiotom wspierającym dochodzenie lub obronę roszczeń;
• operatorom programów dofinansowania, instytucjom finansującym, pośredniczącym, kontrolującym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie zasad projektu lub prawa;
• operatorom serwisów społecznościowych, gdy użytkownik korzysta z profilu Smart Skill w danym serwisie;
• organom publicznym i innym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Smart Skill działają na podstawie odpowiednich umów i otrzymują dostęp tylko w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonych zadań.

§ 9. Media społecznościowe

Smart Skill prowadzi oficjalne profile w mediach społecznościowych. Gdy użytkownik obserwuje profil, przesyła wiadomość, komentuje lub w inny sposób wchodzi w interakcję z profilem, Smart Skill przetwarza informacje udostępnione w ramach tej interakcji.

Operator danego serwisu przetwarza dane również na własnych zasadach i może być odrębnym administratorem, a w określonych przypadkach współadministratorem danych. Szczegóły dotyczące przetwarzania przez platformę znajdują się w jej polityce prywatności i ustawieniach konta użytkownika.

§ 10. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy usług internetowych, platform komunikacyjnych lub serwisów społecznościowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami albo innej właściwej podstawy prawnej. Informację o stosowanych zabezpieczeniach lub sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się ze Smart Skill.

§ 11. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – do upływu terminów przedawnienia roszczeń lub okresów wymaganych przez prawo. W szczególności:

• dane związane z zapytaniem – przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie przez czas niezbędny do wykazania jej przebiegu i ochrony przed roszczeniami;
• dane związane z umową i realizacją Usługi – przez czas współpracy oraz do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
• dokumentację księgową i podatkową – przez okres wymagany przepisami;
• dokumentację Usług dofinansowanych – przez okres archiwizacji wskazany w dokumentacji danego programu lub przepisach;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
• dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do ustania celu albo skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania;
• dane techniczne i dzienniki bezpieczeństwa – przez okres wynikający z potrzeb technicznych i bezpieczeństwa, nie dłużej niż jest to niezbędne do tych celów.

§ 12. Prawa osób

W granicach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby;
• wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Wniosek dotyczący wykonania praw można przesłać na adres kontakt@smartskill.pl. Przed jego realizacją Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

§ 13. Cookies i dane techniczne strony

Strona smartskill.pl korzysta z plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do jej prawidłowego i bezpiecznego działania, w szczególności do utrzymania sesji, zapamiętania technicznych ustawień oraz ochrony formularzy i strony przed nadużyciami. Korzystanie z technologii niezbędnych odbywa się w zakresie dopuszczonym przez Prawo komunikacji elektronicznej.

Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki strona nie wykorzystuje cookies analitycznych ani marketingowych oraz nie uruchamia narzędzi takich jak Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag lub TikTok Pixel. Jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone, Polityka zostanie zaktualizowana, a technologie wymagające zgody nie będą uruchamiane przed jej uzyskaniem.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować, że niektóre funkcje strony nie będą działały prawidłowo.

§ 14. Profilowanie i automatyczne decyzje

Smart Skill nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

§ 15. Bezpieczeństwo i aktualizacja Polityki

Smart Skill stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do wykonania swoich obowiązków.

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany przepisów, sposobu świadczenia Usług, funkcji strony albo wykorzystywanych dostawców i narzędzi. Zmiana nie ogranicza praw nabytych przez osoby, których dane dotyczą. Aktualna wersja Polityki jest dostępna na smartskill.pl.